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Guichet Unique Import-Export Bureau Veritas

Accélérer et sécuriser le commerce international

Bureau Veritas GSIT

Le guichet unique propose aujourd'hui un circuit “zéro-papier” pour toute la chaîne d’import-export de marchandise. Des acteurs très divers bénéficient d’interfaces dédiées à leur métier : commerçants, transporteurs, représentants, douane, laboratoires, ministères, décideurs politiques…

Imaginez que vous faites de l’import-export de marchandises. Vous achetez des machines en Europe et vous les vendez en Afrique, ou vous achetez du coton ou du riz en Afrique et vous les vendez en Asie… C’est un métier plutôt simple à comprendre, mais, comme souvent, ce qui est simple nécessite une orchestration de tâches complexes en cuisine : « faire simple est plus difficile que faire compliqué » disait Steve Jobs. En effet, lorsque vous exportez des produits, vous devez les transporter et les livrer mais aussi les déclarer aux autorités. Pas question de faire pénétrer n’importe quoi dans un pays, dont les autorités ont la responsabilité de décider de laisser entrer les produits en question ou de les renvoyer, sans oublier de les taxer dans le premier cas.

Méthodologie déployée

Recherche
Interviews parties prenantes
Interviews utilisateurs
Analyse documentaire
Audit de l'existant
Benchmark

Conception
Parcours utilisateurs
Idéation
Prototypes navigables
Allotissement fonctionnel
Tests utilisateurs

Design UI
Système de design
Interfaces et navigation
Composants

Résultats obtenus

Des marchandises libérées plus vite
Grâce à l'envoi en amont des documents nécessaires et les échanges dématérialisés avec les ministères compétents selon la nature des marchandise, le temps d'entrepôt sous douane a pu être divisé par huit.

Une cadence améliorée
Le trafic portuaire, fluidifié par cette simplification des démarche a lui aussi fortement augmenté.

Plus de revenus douaniers
Le suivi partiellement automatisé des marchandises a augmenté les recettes douanières en évitant la fraude.

Temps de passage÷ 8
Trafic portuairex 2
Revenus douaniersx 2

L'histoire complète

On trouve donc, à proximité des ports, des aéroports et des frontières terrestres, des services de douane, des commerçants et intermédiaires mais aussi des laboratoires capables de tester la qualité des produits, notamment alimentaires. Les parties prenantes avaient l'habitude d'échanger principalement par fax et échanges d’e-mails, parfois par courrier ou téléphone ! Dès lors, les autorisations d’entrée des marchandises sur le territoire, les vérifications, les analyses… étaient considérablement ralenties !

Nous avons donc commencé par nous imprégner de l’état de l’art dans ces activités et nous nous sommes glissé dans la peau d’un douanier, d’un commerçant, d’un laborantin, d’un fonctionnaire… Bref, nous avons disséqué tout le processus d’une opération d’import-export. Puis, à partir des quelques briques logicielles déjà existantes (suivi GPS des camions de livraison, suivi d’analyses en labo, etc), nous avons commencé à tout centraliser, tout lier et tout homogénéiser.

L’idée : Créer une vraie communauté d’acteurs autour d’un portail unique sécurisé, et offrir à chaque partie prenante une vision claire et globale de l’avancement d’une opération d’import-export, tout en personnalisant suffisamment l’outil pour que chacun puisse l’utiliser efficacement, rapidement et facilement !

Application Single Window
Une interface d'évaluation du risque

Les enjeux étaient de taille : accélérer tout le processus (digital centralisé versus papier), améliorer le niveau d’information de chacun (vision d’ensemble, infos complètes et toujours à jour), éviter les fraudes et les erreurs (suivi des prix des marchandises), centraliser et faciliter les démarches administratives pour le commerçant, améliorer le confort de travail des douaniers et fonctionnaires (grâce à une ergonomie adaptée, via une interface dédiée, claire et rapide)...

C’est ainsi que 4 personnes ont travaillé sur le projet chez Inouit pendant 1 an et demi, en lien avec 50 personnes chez Bureau Veritas et plusieurs dizaines de personnes sur le terrain, dans les administrations, les douanes, les laboratoires… Dès le deuxième mois de travail sur le projet, nous avons été en mesure de livrer une première brique. Tout a ensuite été déployé au fil de l’eau avec des bêta tests afin d’obtenir des feedbacks permanents des utilisateurs, en accord avec les méthodes agiles.

Ce projet est un symbole du repositionnement d’Inouit : on peut véritablement parler d’un « projet pivot » pour nous, puisque nous sommes passés d’un modèle d’agence de communication interactive à celui d’architecte numérique, centré sur l’expérience utilisateur (UX) et focalisé sur la résolution de problèmes complexes. Il a été un déclencheur de ce pivot parce qu’il concrétisait notre expertise acquise depuis 10 ans dans la conception logicielle en parallèle des projets web. Nous ne nous sommes jamais autant amusés que pendant ce projet ; le challenge à relever était de taille et c’est ce qui nous a plu !

Désormais, nous accompagnons des clients de tout horizon dans leurs problématiques de transformation digitale avec tout ce qui va autour : imbrication des systèmes existants, conception et design des fonctionnalités ad hoc, travail sur l’ergonomie pour améliorer la rapidité, l’efficacité et le confort de travail des collaborateurs ou des clients, accompagnement au déploiement de systèmes complexes… Toujours centré sur les utilisateurs. Et nous adorons ça : nous étions faits pour ça !